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木门企业物资动态管理信息系统应用

来源:盼盼木制品

木门企业物资管理工作必须采用现代化手段,通过物资管理信息系统的应用,实现木门企业物资信息的高度集成,使物流、资金流、信息流有机结合,实现物资系统的动态管理。门业品牌盼盼木门认为确保木门企业生产物资准时供应,规范内部管理流程,减少流动资金占用,提高资金周转率,从而提高工作效率和经济效率。

一、物资动态管理信息系统的体系框架

管理信息系统的精髓在于以现代管理理念规范管理流程,达到“规范”和“提高”的目的。物资管理信息系统在体系框架上,按照管理的智能分析,应分为物资计划管理、采购管理、库存管理、存货核算管理4个部分。管理以计划为龙头,通过计划管理——准确编制物资计划,保证生产正常进行,又减少库存积压。在计划管理引导下,实施采购管理以及时获得生产所需的物资;通过库存管理,实现物资在库的全面控制和管理;通过存货核算管理,控制存货的收发、领退和保管,监督存货的资金占用情况,完成与物资相关的经济核算,促进木门企业提高资金的使用效率。

二、物资管理信息系统的开发方法

物资管理信息系统的开发方法有结构化系统开发方法、原型法、面向对象法。

(1)结构化系统开发方法。源于结构化程序设计的理论,结构化程序设计认为一个程序按自顶向下,逐步解决的方法来完成,即把一个程序分解成为若干个模块,各个模块之间尽可能彼此独立,用作业控制语句或过程调用语句把这些模块联系起来,形成一个完整的程序。把结构化程序设计中的模块化思想引入到信息系统设计中,将一个系统结构化、模块化、自顶向下进行分析和设计。结构化系统开发方法的基本思想是把大的问题分解为若干个小问题,然后分别加以解决,通过分解把主要问题抽象出来重点加以分析。在系统总体规划的基础上进行可行性分析,在可行性分析的基础上进行系统结构设计。采用模块化结构思想,将系统划分出相对独立的、功能单一的模块,这些模块之间尽量做到模块内部联系大,模块之间联系小。结构化系统开发方法由系统规划阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段、系统运行及维护阶段组成。系统规划阶段了解木门企业目标发展战略,确定信息系统目标;系统分析阶段提出新系统的逻辑模型,解决做什么的问题;系统设计阶段根据系统的逻辑模型建立系统的物理模型,解决怎么做的问题;系统实施阶段将新系统的设计方案变成可运行的计算机模型,完成系统的测试;进入系统运行及维护阶段。

(2)原型法。原型法是指系统开发人员根据用户的需求快速建立一个原始模型,演示给用户看,再根据用户的意见进行修改,逐步完善,最后形成一个用户满意的信息系统。原型法开发过程分为四个阶段,即确定用户的基本需求阶段,开发初始原形系统阶段,用户对原型试用并进行评价阶段,修改原型系统阶段。原形开发过程是一个循环的不断修改完善的过程,开发流程图为原型法是针对结构化系统开发方法的主要缺点而发展起来的一种快速廉价的开发方法。它不要求用户提出完整的需求以后再进行设计和编程,而是先按用户最基本的需求快速廉价的开发出一个实验性系统即原型,将原型交用户使用,通过使用明确要求,根据用户意见对原型进行修改,多次反复,直到用户满意为止。原型法的局限性在于原型是经过设计人员加工的,对于大型复杂的系统,不经过系统分析和整体规划,由设计人员很难理解透彻,用原型法必须反复迭代、反复修改,周期长成本高的问题难以解决。

(3)面向对象法。是一种程序设计方法,也是一种抽象思维方式。面向对象法把对象的属性(数据)和处理(方法)封装在一起,通过子类对父类的继承,提高软件的复用性。面向对象法的开发过程包括系统调查和需求分析、面向对象分析、面向对象设计、面向对象编程。面向对象法解决了结构化系统开发方法中对客观事物描述工具与软件结构不一致的问题,缩短了开发周期,解决了从分析设计到软件模块的复杂转换。但是面向对象法需要一定的软件的支持,系统开发方法采用自底向上的开发,会造成系统结构不合理、各部分关系失调的问题。

三、管理信息系统的主要内容

(1)物资计划管理。物资计划管理分为物资需求计划管理及物资采购计划管理两个部分。木门企业的物资需求有两类:独立需求和相关需求。独立需求计划是各需求部门独立提出的;而相关需求计划是根

据已批准的生产及检修计划自动生成相应的物资需求计划,以实现物资管理与生产检修计划管理的联动。独立需求计划和相关需求计划汇总后由物资管理部门分类形成物资需求计划。以物资需求计划为基础,与库存进行平衡后,形成采购计划。所有这些流程都必须在计算机系统中以严格的用户权限来审批完成。

(2)采购管理。采购环节的各种票据是木门企业物资管理与财务管理的结合点。在采购管理系统中,为跟踪订单执行情况,按采购发票确认采购入库成本以及准确处理采购退货业务,采购订单处理实现全程电子化是关键。另外,采购环节的电子化使得物资管理系统可与财务管理系统集成,这样就能随时掌握各项采购业务的财务情况。通过采购管理系统,经对各种采购订单、发票、结算单位的统计与对比分析,实现采购业务管理事前预测、事中控制、事后分析。为规范采购订单管理,首先必须严格以物资需求计划为依据制定采购计划,从源头上杜绝采购的随意性;在货物到库后,再以订单核对入库单,两者一一对应,这样就能准确掌握订单的执行情况。在采购发票管理中,对已收到供货单位的发票但未收到货物的,必须对发票进行压单处理,待货物到达后再进行报账结算处理。

(3)库存管理。入库过程是物资经验收后入库并录入入库单的过程;出库过程是物资需求部门按原需求计划提出领料申请,经过物资部门校核后发料并录入出库单的过程。对出入库工作的管理,关键是监督机制的建立。木门企业财务部门应每月对所有入库单、出库单进行稽核,并形成财务凭证,实现物资管理与财务管理的结合,至此完成物资在库全过程的管理。另外,库存管理系统还需考虑对调拨、盘点业务的管理。应用库存管理系统,重点在于对各种账表的管理及利用。如保持库存台账的完整准确,并以此为依据,将其与需求计划平衡,生成采购计划。